Cómo prepararte para una auditoría fiscal si eres microempresario en Colombia

 Las auditorías fiscales pueden generar preocupación entre los microempresarios colombianos, pero con la preparación adecuada, este proceso puede convertirse en una oportunidad para demostrar el cumplimiento de tus obligaciones tributarias. Como microempresario, es fundamental entender que estar preparado no solo te ahorra tiempo y dinero, sino que también te brinda tranquilidad y fortalece la credibilidad de tu negocio ante la DIAN y tus clientes. La preparación previa es clave para enfrentar exitosamente cualquier verificación de tus registros contables y declaraciones tributarias.

El primer paso para una preparación efectiva es mantener una organización impecable de tus documentos fiscales durante todo el año. Esto incluye facturas de ventas, compras, gastos deducibles, comprobantes de retenciones, soportes de pagos y cualquier documento que respalde tus operaciones comerciales. Digitaliza estos documentos y créales un sistema de archivo por fechas o categorías que te permita acceder rápidamente a cualquier información requerida. Recuerda que como microempresario registrado, debes conservar estos documentos por un mínimo de 5 años, tal como lo establece la normativa tributaria colombiana.

La correcta presentación de tus declaraciones de impuestos es fundamental antes de cualquier auditoría. Revisa que todas tus declaraciones de ICA (si aplica), retenciones en la fuente, IVA (si eres Responsable del IVA) e impuesto de renta estén presentadas dentro de los plazos establecidos. Si has cometido errores en declaraciones anteriores, considera presentar correcciones antes de que la DIAN inicie algún proceso de fiscalización. Además, asegúrate de tener actualizados tus datos en el RUT y mantén al día tu información comercial, incluyendo dirección, teléfono y actividad económica.

Durante el proceso de auditoría, mantén una comunicación fluida y transparente con los funcionarios de la DIAN. Designa a una persona específica (puede ser tu contador o tú mismo) como interlocutor principal para evitar confusiones. Proporciona únicamente la información solicitada, de manera completa y veraz, y si necesitas tiempo adicional para conseguir algún documento, solicítalo formalmente. Es importante que conozcas tus derechos y deberes durante el proceso; puedes solicitar copias de las actas de visita y cualquier requerimiento que te hagan, y tienes derecho a ser asistido por un profesional en contaduría pública o un abogado tributarista.

Finalmente, considera la auditoría fiscal como una oportunidad de aprendizaje y mejora para tu negocio. Una vez finalizado el proceso, analiza las observaciones realizadas por la DIAN y implementa las mejoras necesarias en tus procesos contables y tributarios. Si el resultado es favorable, úsalo como respaldo de la credibilidad de tu empresa. Si hay sanciones o correcciones, atiéndelas prontamente y toma medidas para evitar que se repitan en el futuro. Recuerda que mantener buenas prácticas fiscales no solo te protege ante futuras auditorías, sino que también contribuye al crecimiento sostenible de tu microempresa y fortalece tu relación con la DIAN.