Obligaciones laborales de un microempresario en 2025: lo que debes saber

 

El panorama laboral para microempresarios: cambios y continuidades

El ecosistema normativo que regula las relaciones laborales en Colombia ha experimentado transformaciones significativas en los últimos años, consolidándose en 2025 un marco regulatorio que busca equilibrar la sostenibilidad de las microempresas con la protección de los derechos laborales. Para los microempresarios, definidos oficialmente como aquellos cuya planta de personal no supera los 10 trabajadores y cuyos activos totales excluida la vivienda son inferiores a 500 SMMLV (aproximadamente $650 millones para 2025), el cumplimiento de las obligaciones laborales representa uno de los desafíos más exigentes en términos administrativos y financieros. La reciente reforma laboral implementada a finales de 2024 introdujo modificaciones significativas en aspectos como la jornada laboral, los recargos nocturnos y dominicales, y los mecanismos de contratación, mientras reforzó los mecanismos de vigilancia y control por parte del Ministerio de Trabajo. Paralelamente, las iniciativas de digitalización de procesos laborales han simplificado algunos trámites, pero exigen una mayor capacidad técnica por parte de los microempresarios, quienes deben adaptarse rápidamente a plataformas como el nuevo Sistema Único de Información Laboral (SUIL) que integra y centraliza todas las gestiones relacionadas con los trabajadores.

Afiliación al sistema de seguridad social y nuevas modalidades de cobertura

Una de las obligaciones fundamentales e ineludibles para todo microempresario que contrate personal es la afiliación y cotización oportuna al Sistema de Seguridad Social Integral. Para 2025, los porcentajes de cotización se mantienen en 12.5% para pensión y 12.5% para salud, pero con la particularidad de que microempresas con menos de 3 trabajadores y facturación inferior a 1.500 UVT anuales pueden acceder al nuevo "Régimen Simplificado de Protección Social" que permite una cotización integral reducida del 20% sobre el salario real devengado, sin exigir el salario mínimo como base. Esta modalidad, implementada como medida de formalización, exige registro previo ante el Ministerio de Trabajo y cumplimiento de condiciones estrictas de transparencia informativa. Para los demás casos, se mantiene la obligación de cotizar sobre una base mínima equivalente a un salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV), que para 2025 alcanza los $1.300.000 aproximadamente. Adicionalmente, la afiliación a una Administradora de Riesgos Laborales (ARL) sigue siendo obligatoria, con tarifas que oscilan entre el 0.348% y el 8.7% del salario según el nivel de riesgo de la actividad, pero con un descuento del 30% para microempresas durante sus tres primeros años de operación formal, siempre que implementen adecuadamente el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Prestaciones sociales y particularidades para microempresarios

Las prestaciones sociales representan otro componente esencial de las obligaciones laborales, con algunas particularidades relevantes para microempresarios en 2025. El pago de prima de servicios (equivalente a un mes de salario al año, pagadero en dos semestres), cesantías (un mes de salario por año que debe consignarse en un fondo antes del 14 de febrero) e intereses sobre cesantías (12% anual sobre el valor de las cesantías) siguen siendo obligatorios sin excepción para todo tipo de contratos laborales, incluyendo los de tiempo parcial. Sin embargo, la nueva normativa ha flexibilizado el pago de estas prestaciones para microempresas mediante el sistema de "Prestaciones Progresivas", que permite diferir parcialmente estos pagos durante los dos primeros años de vinculación laboral formal, creando un cronograma escalonado de cumplimiento. Es importante destacar que esta flexibilización no equivale a exención, sino a un mecanismo de adaptación temporal que debe ser formalizado mediante acuerdo escrito con el trabajador y registrado ante el Ministerio de Trabajo. Las vacaciones remuneradas (15 días hábiles por año trabajado) mantienen su obligatoriedad sin cambios, aunque desde 2024 existe la posibilidad de fraccionarlas en períodos más cortos por solicitud del trabajador. Para los contratos de aprendizaje, figura especialmente relevante para microempresas en fase de crecimiento, se mantiene la remuneración del 75% del SMMLV durante la fase lectiva y 100% durante la fase práctica, con exoneración de prestaciones sociales excepto la afiliación a salud y riesgos laborales.

Jornada laboral, recargos y nuevas modalidades de contratación

Las modificaciones en la regulación de la jornada laboral constituyen uno de los cambios más relevantes para microempresarios en 2025. La jornada nocturna ahora se considera desde las 7:00 p.m. (y no desde las 9:00 p.m. como anteriormente), lo que implica un recargo nocturno del 35% para trabajo realizado entre las 7:00 p.m. y las 6:00 a.m. El recargo dominical y festivo se incrementó al 100% sobre el valor de la hora ordinaria, mientras que el trabajo dominical ocasional (menos de dos domingos al mes) mantiene el recargo del 75%. Para facilitar la adaptación de las microempresas a estos cambios, se creó el "Programa de Transición Laboral para Mipymes" que otorga un subsidio parcial y decreciente durante 24 meses para compensar el aumento en costos laborales, siempre que se mantenga o incremente la planta de personal. En cuanto a modalidades de contratación, la reforma ha restringido significativamente el uso de contratos a término fijo para períodos inferiores a un año, limitándolos a situaciones específicas como reemplazos temporales, proyectos concretos o incrementos estacionales de producción. Para microempresarios, resulta especialmente relevante el nuevo "Contrato de Primer Empleo Formal", modalidad que permite contrataciones con un componente de capacitación y adaptación, con incentivos tributarios específicos que reducen la carga parafiscal durante el primer año.

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y obligaciones complementarias

Finalmente, pero no menos importante, todo microempresario debe implementar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) adaptado a su tamaño y actividad económica. Para 2025, se han simplificado los estándares mínimos para microempresas mediante la Resolución 1111 actualizada, que establece requisitos diferenciados según nivel de riesgo. Las empresas con actividades de riesgo I, II o III y menos de 10 trabajadores pueden implementar un SG-SST básico con 7 estándares esenciales, mientras que aquellas con actividades de riesgo IV o V deben cumplir con 21 estándares, significativamente menos que los exigidos a empresas mayores. El incumplimiento de esta obligación puede acarrear multas desde 6 hasta 20 SMMLV según la gravedad y tamaño de la empresa. Complementariamente, se mantiene la obligación de conformar el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST) o designar un Vigía Ocupacional en empresas con menos de 10 trabajadores, realizar exámenes médicos ocupacionales de ingreso, periódicos y de egreso, y capacitar al personal en prevención de riesgos. La novedad para 2025 es la implementación obligatoria del "Pasaporte Digital de Seguridad y Salud", registro electrónico que consolida la información de capacitaciones, exámenes y condiciones de salud de cada trabajador, transferible entre empleadores y accesible mediante la aplicación MINTRABAJO digital, constituyendo un expediente laboral que acompaña al trabajador durante toda su vida profesional.